Để thực hiện được việc này, chúng ta phải ấn định chương trình làm việc ngay từ đầu cuộc họp và thông báo chương trình đó với đối tác. Điều quan trọng nhất khi giúp đỡ hay tỏ thiện ý với ai đó, dù lớn lao hay vụn vặt, lâu dài hay trước mắt, là nếu bạn đã hứa thì hoặc thực hiện lời hứa, hoặc phải giải thích cho họ biết tại sao bạn không thực hiện được. Một người bạn của tôi gọi quá trình giao tiếp này là sự phô trương lực lượng trong kinh doanh.
Như chúng ta thấy, thư ký là đầu mối liên lạc chính của bạn với thế giới bên ngoài, mọi người sẽ đánh giá bạn qua cách cô ta đối xử với họ. Rất nhiều thương vụ được đàm phán thành công là nhờ cá tính của người đàm phán, họ là người luôn cho rằng đã tham gia thì sẽ phải làm bằng được. Chúng ta có thể tính toán thời điểm để tập trung bán hàng hướng vào những sự kiện tương lai.
Nếu tôi gọi cho ông ta ngay ngày hôm sau, chắc chắn ông ta sẽ thắc mắc liệu trong thời gian ngắn như vậy, ý tưởng đó có thật sự giá trị hay không. Nếu bạn biết rõ khách hàng, dành thời gian làm quen với họ, họ sẽ cho bạn biết những chỉ dẫn cần thiết cho việc tính toán thời gian ‒ khi nào nên bắt đầu, khi nào nên kết thúc, nên gọi điện thoại cho ai, vào lúc nào trong suốt quá trình bán hàng. Trong thời gian đó, anh ta rất vất vả vì những vấn đề mà tăng trưởng ngoài sức kiểm soát này tạo ra, và anh ta bắt đầu có kinh nghiệm với tất cả các loại giải pháp, từ việc tổ chức một đội ngũ quản lý mới phù hợp với việc sắp xếp, tổ chức lại công ty, đến việc thoát ra khỏi một số lĩnh vực, giao trọng trách đó cho người khác.
Là một tổ chức bán hàng, một trong những vấn đề lớn nhất của chúng tôi là biết được vai trò của từng người trong trong công ty khách hàng. Khi cho khách hàng lựa chọn, bạn đã giúp khách hàng chú trọng đến cả những điều họ không thích trong mỗi giải pháp. Nếu tình thế không đòi hỏi chiến lược thời điểm và chúng ta không thể vận dụng thời gian sao cho có lợi nhất, chúng ta có thể gọi điện thoại trở lại ngay lập tức.
Khi thuyết phục các công ty sử dụng các vận động viên golf và quần vợt của chúng tôi để quảng bá và cổ động cho công ty của họ, chúng tôi thường cung cấp các vận động cho họ mà không đòi hỏi gì, vì chúng tôi biết rằng cá tính và nhân cách của các vận động viên chúng tôi đã lựa chọn sẽ giúp chúng tôi thuyết phục các công ty đó. Sau đó, anh ta nói với tôi là sau khi đã làm như vậy tôi phải tự nói với bản thân: Mình đã làm tất cả để chuẩn bị cho cuộc đua. Thông thường, khoảng cách bạn đi đến điểm hẹn càng xa bao nhiêu, ấn tượng bạn tạo ra càng mạnh bấy nhiêu.
Mọi người thường nhận các dự án nằm ngoài công việc thường ngày của họ, từ đó, tạo dựng uy tín lẫn sự công nhận. Việc leo lên nấc thang sự nghiệp là một trò chơi? Đúng vậy, thực tế đó là nhiều trò chơi diễn ra cùng một lúc. Nhưng cách thức họ sử dụng số thời gian trên mới chính là điều làm nên khác biệt giữa thành công và thất bại.
Để đoán biết con người tốt hơn, bạn cần phải suy xét khôn ngoan. Có ba trường hợp ngoại lệ: một là khi bạn đang chỉ cho nhân viên cấp dưới về kỹ năng nói chuyện điện thoại hoặc hướng dẫn trực tiếp một tình huống cụ thể; hai là khi cuộc gọi liên quan tới cuộc họp; ba là người mà bạn nói chuyện điện thoại có thể tạo ấn tượng tốt với người mà bạn đang tiếp. Một số người luôn cho rằng nếu tôi không đang chờ sẵn ở đầu dây khi họ nghe điện thoại thì có nghĩa là tôi đang tỏ ra trịch thượng với họ.
Ví dụ: vì lý do tài chính hoặc những lý do khác, các công ty đặt mua hàng ở thời điểm này trong năm nhiều hơn là ở các thời điểm khác. Mấy ngày qua, chúng ta đã nghe tất cả các nhà quản lý các bộ phận trình bày những kế hoạch tuyệt vời cho năm tới. Đảm bảo thực hiện tính toán thời gian có vai trò rất quan trọng trong việc đàm phán một hợp đồng.
Ông đến công ty Sun Oil và đề nghị: Nếu các ông nhận thuê chiếc tàu chở dầu trị giá 20 triệu đô-la đang đóng ở Tây Ban Nha, tôi sẽ mua 20 triệu đô-la khí đốt butane của các ông. Điều này không hẳn vì văn phòng bề thế của bạn mà là ở chính sân nhà, bởi vì khi đó bạn sẽ có lợi thế hơn hẳn đối tác. Một công ty định vị cho tương lai, một sản phẩm được định vị cho thị trường; bạn tự đặt mình vào vị trí để tiến thủ hay bán hàng.
Hơn nữa, họ sẽ làm theo và bạn cũng nhận được những phản hồi đúng giờ như họ nhận được từ bạn. Tôi cho rằng nó gần giống với cảm giác khi là thành viên của một đội vô địch, một cảm giác thỏa mãn vì đã đóng góp cho sự nghiệp chung của cả đội. Luật chơi của đàm phán là phải nói và làm những điều để loại bỏ những đánh giá gần với thực tế và khuyến khích những đánh giá xa rời sự thật của đối tác.